La digitalización es clave para el cumplimiento del ‘compliance’


21 marzo, 2023 /Artículos //

La digitalización no sólo ha supuesto una mejora en la experiencia de usuario, a quien ésta le supone una gran ventaja en su relación con las compañías. Si no que, para las empresas, la transformación digital se ha convertido en la mejor compañera de viaje para responder a las necesidades del exterior, pero también para mejorar procesos internos que suponen un ahorro de tiempo y costes. Uno de los ámbitos profesionales donde la tecnología ha demostrados ser una gran aliada es en jurídico. Los despachos de abogados han apostado por la transformación digital para la realización de sus funciones.

Si hay un campo donde la digitalización ha supuesto una auténtica revolución por lo que puede aportar, es el complianceLa digitalización del cumplimiento normativo es una tendencia en crecimiento en los despachos de abogados de todo el mundo porque, mediante la tecnología, los abogados tienen la capacidad de cumplir con las normas y regulaciones aplicables de manera más eficiente y efectiva. Su incumplimiento puede llevar a importantes sanciones y dañar la reputación de la empresa, lo que puede tener graves consecuencias para su éxito a largo plazo.

A continuación, identificaremos cómo la digitalización puede ayudar a los juristas a cumplir con las regulaciones y normas aplicables.

Los despachos de abogados tienen a su disposición una amplia gama de herramientas tecnológicas para cumplir con sus obligaciones de compliance, que van desde soluciones específicas para el cumplimiento de normas y regulaciones, hasta sistemas de gestión de riesgos y compliance integrales. Pero, además, no es necesario que inviertan en la implementación de herramientas de compliance, pues existen proveedores que suministran los servicios que necesitan. Por ejemplo, aquellos para centralizar la gestión y custodia de certificados digitales, que incluso, pueden recoger pruebas que avalen la validez jurídica de los mismos, mediante las firmas electrónicas. Este tipo de herramientas, permiten a los abogados acceder a información relevante de manera rápida y sencilla, así como controlar notificaciones en tiempo real.

Entre los beneficios que ha supuesto la digitalización en el ámbito del compliance se encuentra la mejora de la eficiencia. Los despachos, a través de la tecnología, pueden automatizar una gran cantidad de procesos y tareas, lo que permite ahorrar tiempo y recursos y reducir el riesgo de cometer errores humanos. Por ejemplo, envío de recordatorios sobre los plazos de cumplimiento, seguimiento de los cambios regulatorios, análisis de riesgos y una amplia gama de informes y análisis de datos. Además, la automatización de procesos también puede ayudar a los despachos de abogados a reducir los costos y mejorar la eficiencia en su proceso de cumplimiento normativo.

Por otro lado, la digitalización también ha permitido una mayor transparencia y trazabilidad en los procesos de compliance. Todo ello por la tecnología blockchain. Ésta se caracteriza por permitir la compartición y distribución de información sin posibilidad de copia o alteración, siempre que no haya permisos, lo que podría aumentar la confianza de los clientes y otros stakeholders.

Sin embargo, y a pesar de las grandes ventajas que aporta la digitalización al mundo jurídico, y en concreto al compliance, es importante tener en cuenta que se pueden presentar ciertos riesgos, como es la seguridad de los datos y la verificación del origen de la información y autenticidad. A ello se suma la preocupación por la privacidad y la protección de datos, para lo que también existen servicios que garantizan el cumplimiento de las normativas aplicables. Destacaremos tres: plataformas web a través de las cuales se emiten, validan, renuevan y revocan certificados digitales de forma autónoma; posibilidad de crear puntos de verificaciones presenciales, que permiten asociar una entidad a una autoridad de registro a la que se delega la posibilidad de identificar a los solicitantes de un certificado digital; y, por último, el servicio conocido como time stamp consistente en una aplicación de sellado de tiempo que trata de garantizar el momento exacto en el que se firmó un documento.

Más allá de los servicios y soluciones tecnológicas que se puedan poner a disposición, es importante que los despachos cuenten con políticas claras y transparentes sobre el tratamiento de datos, obtener el consentimiento explícito de los interesados, y proteger adecuadamente la información y documentos. Es lo que se conoce como compliance tecnológico.

La implementación de un programa de compliance tecnológico es capital porque el uso inadecuado de la tecnología puede resultar en graves consecuencias legales, financieras y reputacionales, pudiendo suponer multas y sanciones regulatorias. Además, la pérdida o el robo de datos confidenciales podría dar lugar a demandas por responsabilidad civil y dañar la reputación del despacho.

Es decir, el compliance tecnológico debe ser, necesariamente, parte de la estrategia y cultura del despacho, y si a éste se suma la figura del compliance officer, aumentan las garantías de que los procesos se cumplan. Pero, además, los empleados deben ser conscientes de los riesgos y desafíos que la tecnología puede presentar para tomar las medidas necesarias que mitiguen sus consecuencias negativas.

https://www.eleconomista.es/legal/noticias/12185967/03/23/La-digitalizacion-es-clave-para-el-cumplimiento-del-compliance.html

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